Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Marc Brandenburger
Einzelunternehmen
Ulmenstr. 11
73635 Rudersberg
Telefon: +49 159 0631 9631
E-Mail: info@coki.info

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht bestellt, da die Voraussetzungen nach Art. 37 DSGVO (regelmäßige, umfangreiche Überwachung betroffener Personen als Kerntätigkeit) nicht vorliegen. Für Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

a) Automatisch erfasste Daten beim Webseitenbesuch

Beim Besuch unserer Website werden automatisch folgende Daten erfasst:

• IP-Adresse (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Referrer-URL

Diese Daten dienen der Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus und der Systemsicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Systemsicherheit).

b) Demo-Anfrage / Kontaktformular

Wenn Sie über unser Kontaktformular eine Demo anfordern, erheben wir:

• Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Ihre Nachricht

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen). Ihre Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet und nach Abschluss der Kommunikation, spätestens nach 6 Monaten, gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

3. Nutzung der CoKi-Plattform

Bei der Nutzung der CoKi-Plattform werden folgende Daten verarbeitet:

• Registrierung/Login: Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt)
• Nutzungsdaten: Hochgeladene Dokumente, Chat-Verläufe, erstellte Berichte
• Audit-Daten: Zeitstempel, durchgeführte Aktionen (zur Nachvollziehbarkeit)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Systemsicherheit).

4. KI-Verarbeitung

CoKi nutzt KI-Sprachmodelle zur Dokumentenanalyse und Berichtserstellung. Dabei gilt:

• Die KI-Verarbeitung erfolgt auf unseren eigenen Servern in Deutschland
• Hochgeladene Dokumente werden ausschließlich für den angegebenen Zweck verarbeitet
• Es erfolgt kein Training der KI-Modelle mit Ihren Daten
• Eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Die KI-gestützten Analysen und Vorschläge dienen ausschließlich als Unterstützung und werden stets durch den Nutzer geprüft und freigegeben.

5. Drittdienste

a) Google Fonts

Unsere Landingpage lädt Schriftarten von Google Fonts (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Informationen: Google Datenschutzrichtlinie.

b) Keycloak (Authentifizierung)

Für die Benutzerverwaltung setzen wir Keycloak ein. Keycloak wird auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland betrieben – es findet keine Datenübermittlung an Dritte statt.

6. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:

• TLS 1.3 Transportverschlüsselung
• Strikte Mandantentrennung
• OAuth 2.0 / OpenID Connect Authentifizierung
• Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren
• Regelmäßige Sicherheitsupdates

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Server-Logdaten: 30 Tage
• Demo-Anfragen: 6 Monate nach Abschluss der Kommunikation
• Benutzerkonten: Bis zur Kündigung bzw. Löschung durch den Nutzer
• Audit-Daten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach HGB/AO)
• Generierte Dokumente: 90 Tage nach Erstellung (automatische Bereinigung), sofern nicht vom Nutzer exportiert

8. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Welche Daten wir über Sie speichern
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) – Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO) – Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Export Ihrer Daten
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – Widerspruch gegen die Verarbeitung

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@coki.info

9. Cookies

CoKi verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung und Session-Verwaltung. Es werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies eingesetzt.

10. Keine Weitergabe an Dritte

Ihre Daten werden nicht an Dritte verkauft, vermietet oder anderweitig weitergegeben, es sei denn, dies ist zur Vertragserfüllung erforderlich oder es besteht eine gesetzliche Verpflichtung.

11. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

12. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.

Stand: Juni 2026